Behandling av personuppgifter – Omvärldsbevakningen

Information enligt artikel 13 i dataskyddsförordningen (EU) 2016/679

Övergripande information

Omvärldsbevakningen är en tjänst som samlar in och sammanfattar öppet publicerat material om organiserad brottslighet. Tjänsten behandlar personuppgifter i begränsad omfattning: din e-postadress för inloggning och veckobrev, tekniska uppgifter vid användning, samt i undantagsfall sådant du själv skriver i chatten. Användare avråds från att ange personuppgifter i chatten – det är varken nödvändigt eller ändamålsenligt för tjänstens funktion.

1. Personuppgiftsansvarig

Södertörns högskola är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som sker när Omvärldsbevakningen används. Övergripande information om högskolans behandling av personuppgifter finns på sh.se.

2. Ändamål och rättslig grund

Personuppgifter behandlas för att

• ge dig tillgång till tjänsten genom inloggning med e-postlänk,
• skicka veckobrevet till dig som anmält dig,
• generera svar på dina frågor i chatten,
• säkerställa drift, säkerhet, felsökning och teknisk förvaltning av tjänsten,
• följa upp och utveckla tjänstens funktion och kvalitet.

Rättslig grund: behandlingen sker med stöd av artikel 6.1 e i dataskyddsförordningen (uppgift av allmänt intresse) och utgör ett led i Södertörns högskolas verksamhet inom forskning och kunskapsspridning.

3. Kategorier av personuppgifter

• E-postadress: den adress du anger vid inloggning och som används för veckobrevet.
• Meddelandeinnehåll: det du själv skriver i chattfunktionen, inklusive eventuella personuppgifter du på eget initiativ anger. Frågor och svar lagras inte av tjänsten efter att svaret levererats.
• Tekniska uppgifter: IP-adress, tidpunkt för anslutning, sessions-ID samt uppgifter om webbläsare och enhet (i webbserverns loggar).

4. Mottagare av personuppgifter

• Personal inom SMOB med ansvar för drift, förvaltning och vidareutveckling av tjänsten.
• Sunet (Vetenskapsrådet), som tillhandahåller den molninfrastruktur där tjänsten driftas och agerar personuppgiftsbiträde enligt avtal.
• OpenRouter, ett amerikanskt företag som förmedlar chattfrågor till språkmodeller, samt de modelleverantörer som besvarar frågorna – i första hand Groq (USA). Endast chattens frågor och det underlag som hämtas ur artikeldatabasen skickas dit; din e-postadress skickas inte.
• Den e-postleverantör som förmedlar inloggningslänkar och veckobrev.

5. Överföring till tredjeland

Chattfrågor behandlas av amerikanska leverantörer och överförs därmed till USA, ett tredjeland utanför EU/EES, där uppgifterna omfattas av ett rättsligt skydd som inte är likvärdigt med dataskyddsförordningens. Avstå därför från att ange uppgifter av känslig, skyddsvärd eller konfidentiell karaktär i chatten. Din e-postadress överförs inte till tredjeland.

6. Lagringstid och allmänna handlingar

• Inloggningslänkar är giltiga i 15 minuter; inloggningssessioner i 30 dagar.
• Din e-postadress i prenumerantlistan behålls till dess du avslutar veckobrevet.
• Webbserverns loggar (IP-adresser) sparas i 14 dagar.
• Säkerhetskopior av tjänstens databas sparas i 30 dagar.
• Chattfrågor och svar lagras inte.

Uppgifter som utgör eller ingår i allmänna handlingar hanteras i enlighet med tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen samt arkivlagen, vilket kan innebära att uppgifter bevaras eller gallras enligt fastställda dokumenthanterings- och gallringsbeslut.

7. Säkerhet

Södertörns högskola och anlitade personuppgiftsbiträden vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda personuppgifter mot obehörig åtkomst, förlust och otillåten behandling. Inloggning sker med engångslänk; sessionsnycklar lagras enbart i hashad form.

8. Registrerades rättigheter

Du har rättigheter enligt dataskyddsförordningen, bland annat rätt till tillgång, rättelse, radering under vissa förutsättningar, begränsning av behandling, rätt att invända mot behandling som sker med stöd av allmänt intresse samt rätt till dataportabilitet i tillämpliga fall. Du kan när som helst avsluta veckobrevet. Klagomål kan lämnas till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

9. Kontakt

Frågor om behandling av personuppgifter besvaras av Södertörns högskolas dataskyddsombud: dataskydd@sh.se. Mer information: sh.se – Behandling av personuppgifter.

Senast uppdaterad: 2026-09-04